Zo maak je ook je pdf-bestanden webrichtlijnenproof

In mijn vorige 2 blogs vertelde ik hoe je als redacteur de webrichtlijnen goed toepast. Eén onderdeel bleef daarbij nog onderbelicht: het toegankelijk aanbieden van pdf-bestanden. Tot 1 juli 2015 gold hiervoor een ontheffing van Stichting drempelvrij.nl. Maar wie nu het waarmerk drempelvrij.nl wil behalen, moet er toch echt aan geloven.

Pdf-bestanden stonden lange tijd op de Tijdelijke Ontheffingslijst van Stichting drempelvrij.nl. Maar sinds een aantal maanden worden websites met ontoegankelijke pdf-bestanden voor dit punt wel afgekeurd. Goed nieuws: je hoeft niet met terugwerkende kracht alle pdf-bestanden op je website toegankelijk te maken. Alleen nieuwe pdf’s van na 1 januari 2015 moeten aan de webrichtlijnen voldoen. Oudere documenten worden als ‘archief’ gezien. Bezoekers moeten eventueel wel een toegankelijke versie van een oude pdf kunnen opvragen. In deze laatste blog uit mijn webrichtlijnenserie lees je hoe je toegankelijke pdf-bestanden maakt (of laat maken).

Kies liever voor html
Voor je meteen al je pdf-bestanden onder handen neemt, kun je beter eerst over deze vraag nadenken: wil je je content wel als pdf op de website zetten? Pdf-bestanden zijn oorspronkelijk niet bedoeld voor online gebruik. Je content als pdf plaatsen gaat dan ook niet alleen ten koste van de toegankelijkheid, maar ook van de vindbaarheid, meetbaarheid en gebruikerservaring. Dus als het mogelijk is, kies dan gewoon voor html.

Een toegankelijk pdf-bestand maken
Wil je toch graag een pdf-bestand online plaatsen, zoals het officiële jaarverslag van je organisatie of een bestand dat bedoeld is om te printen? Zorg dan dat de pdf toegankelijk is en is opgeslagen in een open format (PDF 1.7 of PDF/A). Om je bestand toegankelijk te maken, kun je het beste vanuit het bronbestand werken, bijvoorbeeld in Word (vanaf versie 2007) of InDesign. Eigenlijk gelden voor de toegankelijkheid dezelfde eisen als voor een html-pagina. Maak dus bijvoorbeeld gebruik van opmaakprofielen en juist niet van frames. En geef afbeeldingen die betekenis overbrengen die niet als tekst is opgenomen een alternatieve tekst. Zo maak je een bestand dat screenreaders kunnen lezen.

Heb je eenmaal een toegankelijk bronbestand, dan maak je hiervan met één druk op de knop een toegankelijke pdf. In Word doe je dat als volgt:

  • Sla je bestand op met ‘Opslaan als’
  • Kies voor opslaan als pdf
  • Kies voor ‘Minimale grootte (online publiceren)’ in plaats van standaard
  • Klik op ‘opties’ en vink vervolgens ‘Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid’ aan

Een niet-toegankelijke pdf nabewerken
Een bestaande pdf toegankelijk maken, is wat lastiger. Eerst moet je zien te achterhalen óf een pdf toegankelijk is en is opgeslagen in een open format. In Adobe Acrobat Reader kun je bijvoorbeeld de leesvolgorde controleren, het document hardop laten voorlezen of exporteren naar tekst. Ook kun je via Eigenschappen checken of het is document is opgeslagen als PDF 1.7 of PDF/A en of het niet is gecodeerd. Kom je problemen tegen, dan is het alleen via Adobe Acrobat Pro mogelijk om het document na te bewerken, bijvoorbeeld door in het bestaande bestand codes aanbrengen voor kopteksten, leesvolgorde, et cetera. Maar dit is een vrij complex en tijdrovend proces, dat je beter aan een vormgever kunt overlaten.

Laatste uitweg
Mocht het nu om de een of andere reden niet lukken om je pdf-bestand toegankelijk te maken en wil je het écht graag op je website hebben? Dan is er nog één uitweg: je mag je ontoegankelijke pdf wel plaatsen als je daarnaast een toegankelijk alternatief biedt, bijvoorbeeld in html. Daarvoor geldt wel dat de gebruiker altijd bij het toegankelijke alternatief moet kunnen komen, bijvoorbeeld direct vanuit het niet-toegankelijke bestand. Zo is er uiteindelijk voor elk pdf-bestand een oplossing.

Meer lezen over webrichtlijnen? Lees dan ook deel 1 en deel 2 over dit onderwerp.

Meer leren over hoe je toegankelijke pdf’s maakt in Word en InDesign? Download de praktische e-books van The Internet Academy.

Over

Annemieke is contentspecialist en webredacteur bij Entopic. Ze vindt het een uitdaging om informatie over complexe thema's te herschrijven naar begrijpelijke en toegankelijke webteksten. Dat deed ze onder meer voor de ministeries van OCW en BZK en Nationale Hypotheek Garantie (NHG).

Reageer